DatenschutzDatenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und in der Anwendung ist Networkhero GmbH, Wolfener Str. 32–34, Tor 1 Aufgang K, 12681 Berlin, Deutschland. Sie erreichen uns unter info@networkhero.eu. Die vollständigen Angaben stehen im Impressum.

2. Das Grundprinzip: Ihre Dateien bleiben bei Ihnen

Memoris ist so gebaut, dass Ihre Dokumente in Ihrem eigenen Google Drive oder Ihrer eigenen Dropbox liegen. Wir speichern die Dateien nicht bei uns. Was wir speichern, ist der aus einem Dokument erkannte Text und die daraus gewonnenen Merkmale – Titel, Absender, Datum, Betrag, Frist, Kategorie – sowie einen Verweis auf den Ort der Datei in Ihrer Ablage.

Das ist kein Marketingsatz, sondern der Grund, warum die Liste unter Punkt 5 kürzer ist als bei vergleichbaren Diensten. Wenn Sie kündigen, löschen wir unseren Index. Ihre Ablage bleibt vollständig und lesbar sortiert bei Ihnen; es gibt nichts zu exportieren.

3. Aufruf dieser Website

Beim Aufruf der öffentlichen Seiten verarbeitet unser Hoster Zugriffsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, verweisende Seite und Angaben zu Browser und Betriebssystem. Das ist technisch notwendig, um die Seite auszuliefern, und dient der Sicherheit des Betriebs. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die öffentlichen Seiten setzen keine Cookies, binden keine externen Schriftarten ein, laden keine Bilder von fremden Servern und enthalten weder Tracking noch Analysewerkzeuge. Eine Einwilligung ist deshalb nicht erforderlich, und ein Cookie-Banner gibt es aus demselben Grund nicht.

4. Konto und Anmeldung

Für ein Konto verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort sowie die Organisation und Rolle, der Sie zugeordnet sind. Wahlweise können Sie sich mit einem Google-Konto anmelden; wir erhalten dabei Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihr Profilbild. Ein Google-Konto ist nicht erforderlich.

Zur Sitzungsverwaltung setzen wir ein technisch notwendiges Cookie. Es enthält keine Werbekennung und wird nicht an Dritte weitergegeben. Nach mehreren fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen sperren wir den Zugang vorübergehend; dafür speichern wir Zeitpunkt und Anzahl der Versuche.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Anmeldesperre unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Konten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Verarbeitung Ihrer Dokumente

Geben Sie ein Dokument in Memoris – als Handy-Scan, per Weiterleitung, aus einem angebundenen E-Mail-Postfach oder aus einem überwachten Ordner –, geschieht Folgendes: Die Datei wird in Ihre Ablage geschrieben. Aus ihr wird Text erkannt. Dieser Text wird zur Auswertung an OpenAI übermittelt, das daraus Titel, Absender, Datum, Betrag, Frist und Kategorie ableitet. Ergebnis und erkannter Text werden in unserer Datenbank gespeichert, damit Suche und Rückfragen funktionieren.

Die Datei selbst verlässt Ihre Ablage dabei nicht. Übermittelt wird der Text, nicht das Dokument. Wenn Sie ein eigenes E-Mail-Postfach anbinden, verarbeiten wir zudem Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt und Anhänge der abgeholten Nachrichten.

Wir nutzen die kostenpflichtige Programmierschnittstelle von OpenAI. Nach deren Bedingungen werden über diese Schnittstelle übermittelte Eingaben nicht zum Training von Modellen verwendet. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bitte beachten Sie: Enthalten Ihre Dokumente personenbezogene Daten Dritter – etwa von Beschäftigten, Kunden oder Lieferanten –, sind Sie dafür der Verantwortliche und wir Ihr Auftragsverarbeiter. Den entsprechenden Vertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir Ihnen zur Verfügung.

6. Wer Ihre Daten zu sehen bekommt

Wir geben Daten nur an die folgenden Dienstleister weiter, und nur so weit, wie es für den Betrieb erforderlich ist. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ein Verkauf oder eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

Einzelne dieser Dienstleister verarbeiten Daten auch außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den Vereinigten Staaten. Für diese Übermittlungen bestehen die nach Kapitel V DSGVO erforderlichen Garantien, in der Regel die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage unter info@networkhero.eu.

7. Benachrichtigungen

Memoris verschickt Systemnachrichten per E-Mail: Einladungen ins Team, Erinnerungen an Fristen, die Tagesübersicht und Hinweise auf zugewiesene Aufgaben. Sie gehören zur Leistung und lassen sich in den Einstellungen abschalten.

Auf Wunsch versenden wir zusätzlich Push-Benachrichtigungen an Ihren Browser. Dafür speichern wir die von Ihrem Browser bereitgestellte Adresse des Push-Dienstes. Diese Funktion setzt Ihre ausdrückliche Erlaubnis im Browser voraus und lässt sich dort jederzeit widerrufen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

8. Speicherdauer

Konto- und Organisationsdaten speichern wir, solange das Konto besteht. Nach dessen Löschung entfernen wir sie innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; Rechnungsunterlagen bewahren wir nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben bis zu zehn Jahre auf.

Den Index Ihrer Dokumente – erkannten Text und Merkmale – löschen wir mit dem Konto. Die Dateien selbst liegen in Ihrer eigenen Ablage und werden von uns weder gelöscht noch verändert. Das Aktivitätsprotokoll bewahren wir zur Nachvollziehbarkeit von Zugriffen zwölf Monate auf.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dafür an info@networkhero.eu. Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder des mutmaßlichen Verstoßes.

10. Änderungen

Ändert sich die Anwendung, ändert sich diese Erklärung mit. Die jeweils gültige Fassung steht unter dieser Adresse. Wesentliche Änderungen teilen wir angemeldeten Nutzern zusätzlich in der Anwendung mit.