GoBDDie Verfahrensdokumentation erstellt Memoris selbst
Sie ist der Teil der GoBD, der am zuverlässigsten liegen bleibt – nicht weil er schwer wäre, sondern weil man bei einem leeren Blatt anfängt. Memoris fängt nicht bei null an: Den größeren Teil weiß es über sich selbst, gefragt wird nur der Rest.
Worum es gehtEin Dritter muss Ihr Verfahren nachvollziehen können.
Die GoBD verlangen von jedem, der Bücher führt oder Aufzeichnungen für die Besteuerung macht, eine Verfahrensdokumentation. Wie sie auszusehen hat, schreibt niemand vor. Gefordert ist ein Ergebnis: Ein sachverständiger Dritter soll in angemessener Zeit nachvollziehen können, wie ein Beleg entsteht, erfasst, abgelegt und aufbewahrt wird – und wer dafür einsteht.
Fehlt sie, ist das für sich genommen noch kein Grund, eine Buchführung zu verwerfen. Unangenehm wird es in Verbindung mit anderen Beanstandungen: Dann fehlt genau das Dokument, mit dem sich zeigen ließe, dass der Ablauf geordnet ist.
Das ist die Wiedergabe der Anforderung, keine Rechtsberatung. Ob und in welchem Umfang Sie betroffen sind, klärt Ihre Steuerberatung.
Der AufbauDreizehn Abschnitte, in der üblichen Gliederung.
Das erzeugte PDF ist fertig gegliedert und durchnummeriert. Was noch offen ist, steht darin nicht als Lücke, sondern ausdrücklich als „noch zu ergänzen" – sichtbar, statt übersehen zu werden.
- 01
Zweck und Geltungsbereich
Wofür das Dokument gilt und für welchen Zeitraum.
- 02
Verantwortlichkeiten
Wer die Ordnungsmäßigkeit verantwortet und wer vertritt.
- 03
Systemübersicht
Welche Systeme beteiligt sind – Memoris, Cloud, Postfächer.
- 04
Eingang der Unterlagen
Über welche Wege Dokumente hereinkommen.
- 05
Erfassung und Indexierung
Was erkannt wird und wie es zu den Merkmalen kommt.
- 06
Ablage und Ordnung
Wohin abgelegt wird und nach welcher Systematik.
- 07
Zugriffsrechte
Welche Rollen es gibt und wer was sehen darf.
- 08
Protokollierung
Was aufgezeichnet wird und wie lange.
- 09
Aufbewahrung, Unveränderbarkeit und Löschung
Auch die Grenze – siehe unten.
- 10
Ersetzendes Scannen
Ob Papier vernichtet wird, und nach welchem Verfahren.
- 11
Weitere Systeme und Belegweg
Kasse, Warenwirtschaft, Weg in die Buchführung.
- 12
Datensicherung und Ausfall
Wer sichert was, und was bei einem Ausfall geschieht.
- 13
Anhang: Kennzahlen zum Stand
Zahlen zum Stichtag der Erstellung.
Die ArbeitsteilungZwölf Fragen statt eines leeren Blattes.
Alles, was im System steht, holt Memoris sich selbst. Gefragt wird nur, was in den Köpfen steckt – einmal beantwortet, bleiben die Antworten stehen.
Das weiß Memoris über sich selbst
- Welche Kategorien es gibt und wie sie zugeschnitten sind
- Welche Rollen und welche Rechte je Kategorie gesetzt sind
- Über welche Wege Dokumente hereinkommen – Mailadresse, Gmail, IMAP, Scan, Upload
- Wohin abgelegt wird: Cloud, Ablageordner, Ordner je Kategorie
- Welche Merkmale erkannt und gespeichert werden
- Was protokolliert wird und wer im Betrieb welche Rolle hat
Das fragt Memoris Sie – einmal
- ◆Wer die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen verantwortet – und wer vertritt
- ◆Wer die Buchhaltung führt, intern oder in der Kanzlei, und mit welchem Programm
- ◆Wie die Belege in die Buchführung gelangen
- ◆Wie Eingangsrechnungen sachlich und rechnerisch geprüft werden
- ◆Ob Papier nach dem Scannen vernichtet wird – und wenn ja, nach welchem Verfahren
- ◆Welches Archiv die unveränderbare Aufbewahrung sicherstellt
Danach: erzeugen, herunterladen, ablegen. Ändern sich Kategorien, Rollen oder Eingangswege, erzeugen Sie die Dokumentation neu – sie trägt dann den neuen Stand.
Die GrenzeMemoris ist kein revisionssicheres Archiv.
Die GoBD-Grundsätze zu Ordnung, Auffindbarkeit und zeitgerechter Erfassung erfüllt Memoris. Eine unveränderbare Speicherung leistet es nicht – Ihre Dateien liegen in Ihrer Cloud, und dort kann sie ändern, wer Zugriff hat.
Das steht auch in der erzeugten Dokumentation, im Abschnitt zur Aufbewahrung. Im Fragebogen gibt es dafür ein eigenes Pflichtfeld: Welches Archiv die unveränderbare Aufbewahrung sicherstellt, tragen Sie ein, und es steht danach namentlich im Dokument.
Der Grund für diese Bauweise ist einfach: Eine Verfahrensdokumentation, die die eigenen Lücken verschweigt, fällt in einer Prüfung auf – und ist dann schlechter als keine.
Häufige FragenFragen zur Verfahrensdokumentation
Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?
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Für jeden, der Bücher führt oder Aufzeichnungen für die Besteuerung macht, verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation. Eine gesetzliche Formvorschrift, wie sie auszusehen hat, gibt es nicht – gefordert ist, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit nachvollziehen kann, wie Belege entstehen, erfasst, abgelegt und aufbewahrt werden. Fehlt sie, ist das für sich genommen noch kein Grund, die Buchführung zu verwerfen; in Verbindung mit anderen Mängeln wird sie regelmäßig zum Problem.
Was steht in der Dokumentation, die Memoris erzeugt?
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Dreizehn Abschnitte in der üblichen Gliederung: Zweck und Geltungsbereich, Verantwortlichkeiten, Systemübersicht, Eingang der Unterlagen, Erfassung und Indexierung, Ablage und Ordnung, Zugriffsrechte, Protokollierung, Aufbewahrung und Unveränderbarkeit, ersetzendes Scannen, weitere Systeme und Belegweg, Datensicherung und Ausfall sowie ein Anhang mit den Kennzahlen zum Stichtag.
Woher kennt Memoris mein Verfahren?
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Den größeren Teil weiß Memoris über sich selbst: welche Kategorien es gibt, welche Rollen und Rechte gesetzt sind, über welche Wege Dokumente hereinkommen, wohin sie abgelegt werden, was protokolliert wird. Gefragt wird nur, was ausserhalb des Systems liegt – wer die Ordnungsmäßigkeit verantwortet, wer die Buchhaltung führt, wie Belege in die Buchführung gelangen, ob Papier nach dem Scannen vernichtet wird. Zwölf Fragen, einmal beantwortet.
Ersetzt das ein revisionssicheres Archiv?
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Nein, und die erzeugte Dokumentation sagt das selbst. Memoris speichert nicht unveränderbar; wer steuerlich zu einer unveränderbaren Aufbewahrung verpflichtet ist, braucht zusätzlich ein Archiv, das das leistet. Im Fragebogen gibt es dafür ein eigenes Pflichtfeld – die Dokumentation nennt Ihr Archiv also beim Namen, statt die Lücke zu verschweigen. Eine Verfahrensdokumentation, die ihre eigenen Grenzen nicht benennt, ist in einer Prüfung schlechter als keine.
Was kostet das?
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Nichts extra. Die Verfahrensdokumentation steckt in jedem Tarif, auch in Basic Ai für 9 € je Nutzer und Monat. Sie lässt sich beliebig oft neu erzeugen – nach jeder Änderung an Kategorien, Rollen oder Eingangswegen trägt die neue Fassung den neuen Stand.
In jedem Tarif enthalten – ab 9 € je Nutzer und Monat.
Ab 9 € je Nutzer und Monat · drei Tarife · monatlich kündbar