Ablage in der DropboxEin DMS, dessen Dateien in Ihrer Dropbox liegen
Nicht importiert, nicht gespiegelt, nicht „auch synchronisiert": Ihre Dropbox ist der Speicherort. Memoris hält den erkannten Text und die Merkmale, damit gesucht und sortiert werden kann – die Dateien selbst liegen bei Ihnen und bleiben dort.
Nur mit DropboxEin zweites Konto als Sicherungslaufwerk.
Sie können eine zweite Dropbox mitlaufen lassen. Jedes Dokument geht dann zusätzlich dorthin – ohne Zutun, bei jedem Eingang. Zwei Bedingungen, und wir sagen sie lieber vorher als beim Einrichten:
Als Sicherung geht nur Dropbox
Auch dann, wenn die Ablage selbst auf Google Drive liegt. Wer also eine mitlaufende Sicherung will, braucht in jedem Fall ein Dropbox-Konto.
Es muss ein anderes Konto sein
Dasselbe Konto zweimal wäre keine Sicherung, sondern derselbe Ordner unter einem anderen Namen. Memoris weist das beim Verbinden ab.
Eine mitlaufende Zweitkopie ersetzt keine Datensicherung, die auch ein versehentliches Löschen übersteht – sie schützt gegen den Ausfall eines Kontos, nicht gegen einen Fehler, der sich in beide Konten fortpflanzt.
Das EinrichtenVier Schritte, dann läuft es.
Dropbox verbinden
Einmal die Freigabe bestätigen. Verbinden darf nur der Inhaber der Organisation – nicht jedes Mitglied, und auch kein Admin.
Ablageordner wählen
Der Ordner, in dem die sortierte Ablage entsteht. Darunter legt Memoris je Kategorie einen Unterordner an.
Fetchpostfach wählen
Der Ordner, in den alles Neue hineingeht – Scans, weitergeleitete Anhänge, hochgeladene Dateien. Memoris schaut hinein und schiebt weiter; der Ordner läuft leer.
Fertig
Ab hier landet jedes Dokument benannt und einsortiert in Ihrer Dropbox. Das Einrichten dauert Minuten, nicht Wochen.
Ob Dropbox Business oder ein privates Konto, macht dabei keinen Unterschied. Ihre Mitarbeiter brauchen kein eigenes Dropbox-Konto – die Verbindung besteht einmal für die Organisation.
Was Sie vorher wissen solltenDrei Dinge, die nicht passieren.
- ◆Ihre vorhandene Dropbox wird nicht umgeräumt. Memoris legt seine Ablage in dem Ordner an, den Sie angeben, und lässt alles andere unangetastet. Einen gewachsenen Bestand sortiert es nicht rückwirkend.
- ◆Es entsteht keine unveränderbare Ablage. Wer Zugriff auf die Dropbox hat, kann dort löschen und ändern. Wer steuerlich zu einem revisionssicheren Archiv verpflichtet ist, braucht zusätzlich eines.
- ◆Sie sind nicht festgelegt. Die Ablage lässt sich später auf Google Drive umstellen. Was schon in der Dropbox liegt, bleibt dort – es ist Ihre Dropbox.
Häufige FragenFragen zur Ablage in der Dropbox
Liegen die Dateien wirklich in meiner Dropbox?
+
Ja. Ihre Dropbox ist der Speicherort, nicht ein Import-Kanal. Memoris legt jedes Dokument dort ab – in dem Ordner, den Sie beim Einrichten wählen, je Kategorie ein Unterordner. Bei uns liegt der erkannte Text und die Merkmale, damit gesucht und sortiert werden kann. Die Datei nicht.
Was ist das Sicherungslaufwerk?
+
Sie können eine zweite Dropbox als Sicherung mitlaufen lassen: Jedes Dokument geht dann zusätzlich dorthin. Zwei Bedingungen – die Sicherung geht nur mit Dropbox, und es muss ein anderes Dropbox-Konto sein als die Ablage. Dasselbe Konto zweimal wäre keine Sicherung, sondern derselbe Ordner unter anderem Namen.
Geht das mit Dropbox Business?
+
Ja, und mit einem privaten Dropbox-Konto genauso. Memoris fragt beim Verbinden nur die Freigabe für den Ablageordner ab. Verbinden darf ausschliesslich der Inhaber der Organisation – nicht jedes Mitglied.
Was, wenn ich später von Dropbox zu Google Drive wechseln will?
+
Die Ablage lässt sich umstellen. Was schon in der Dropbox liegt, bleibt dort – es ist Ihre Dropbox, und Memoris räumt in ihr nicht auf. Neue Dokumente gehen ab der Umstellung in das neue Ziel.
Brauche ich für die Anmeldung ein Dropbox-Konto?
+
Nein. Angemeldet wird sich mit E-Mail und Passwort oder mit Google. Die Dropbox verbinden Sie einmal für die Ablage – Ihre Mitarbeiter brauchen dafür kein eigenes Dropbox-Konto.
Dropbox verbinden, ein Dokument hineingeben, zusehen.
Ab 9 € je Nutzer und Monat · drei Tarife · monatlich kündbar