Dokumentenverwaltung – FunktionenWas Memoris kann
Von der Post auf dem Tisch bis zur Antwort, die rausgeht. Alles, was hier steht, läuft ab dem ersten Tag – ohne Einführungsprojekt und ohne Berater.
Was Memoris kannSechs Dinge, die ab dem ersten Tag laufen.
Das Handy ist der Scanner
Abfotografieren genügt. Memoris macht ein PDF daraus.
E-Mails holen sich selbst ab
Eigenes Gmail- oder IMAP-Postfach anbinden – oder einfach weiterleiten.
Automatisch benannt und einsortiert
Titel, Absender, Betrag, Frist und Kategorie erkennt Memoris selbst – und legt die Datei in Ihre Ordnerstruktur.
Vorgänge halten zusammen
Zusammengehörige Schreiben landen automatisch im selben Vorgang – mit dem ganzen Verlauf.
Alles von einem Absender
Das Adressbuch zeigt alle Unterlagen eines Absenders auf einer Seite – Verlauf inklusive.
Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck
Memoris kennt sein eigenes Verfahren – Kategorien, Rechte, Wege – und erstellt die Dokumentation selbst.
So funktioniert esPost rein, fertig sortiert raus.
Dateien hier ablegen
PDF, Bilder, E-Mail-Anhänge
1 · Reinwerfen
Scannen, weiterleiten oder aus Drive und Dropbox holen – wie es gerade kommt.
- Absender
- Stadtwerke Pankow
- Titel
- Rechnung 2026-0841
- Kategorie
- Rechnungen
- Betrag
- 184,20 €
- Frist
- 24.08.2026
In Ihrem Drive abgelegt: /Belege/2026/08
2 · Memoris liest
Absender, Betreff, Kategorie, Betrag und Frist – automatisch erkannt, auch bei Scans.
Wann endet der Gewerbemietvertrag?
Der Nachtrag 2 verlängert bis 31.03.2027. Kündigungsfrist: 6 Monate, also spätestens zum 30.09.2026.
Beleg: Mietvertrag_Nachtrag-2.pdf · S. 3
3 · Wiederfinden
Fragen in normaler Sprache. Antwort mit Beleg – nicht mit Trefferliste.
Team und EinladungenDas Team kommt per E-Mail dazu.
Kein Konto anlegen, kein Google-Zwang, keine Sammel-Registrierung. Einladen genügt – Rollen im Klartext: Inhaber, Admin, Teamleiter, Mitglied.
1 · Adresse eintippen, Rolle wählen
Einladung verschickt an m.weber@betrieb.de
2 · Memoris verschickt die Einladung
Link 7 Tage gültig · im Spam gelandet? Ein Klick schickt sie neu.
Passwort gesetzt – drin.
Sieht: Rechnungen · Lieferscheine
3 · Ein Klick, Passwort setzen, fertig
Sie bestimmen beim Einladen, welche Bereiche die Person sieht. Ohne Zuweisung sieht sie nichts – Rechte werden vergeben, nicht geerbt.
BerechtigungenIm Team arbeiten. Jeder sieht, was er sehen soll.
- ◆Rechte je Kategorie: Wer Rechnungen sieht, sieht nicht automatisch Verträge oder Personalakten.
- ◆Vier Rollen: Inhaber, Admin, Teamleiter, Mitglied. Der Teamleiter verwaltet sein Team in seinen Bereichen.
- ◆Einzelne Dokumente gezielt freigeben – und die Freigabe jederzeit widerrufen.
- ◆Wer etwas Gesperrtes sieht, kann Zugriff anfragen statt anzurufen.
- ◆Ein Protokoll zeigt, wer was wann getan hat.
| Bereich | S. KayaTeamleiterin | M. WeberMitglied | A. YılmazMitglied |
|---|---|---|---|
| Rechnungen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Verträge | ✓ | ✓ | – |
| Personal | ✓ | anfragen | – |
Protokoll · S. Kaya hat M. Weber „Verträge" freigegeben – heute 11:02
FristenüberwachungDer Wächter: keine Frist mehr verpassen.
Memoris fasst zusammengehörige Schreiben zu einem Thema zusammen, kennt die Fristen darin und zeigt, was als Nächstes ansteht. Nicht als Dokumentenliste, sondern als Satz: „Widerspruch Bauamt – Frist läuft in 6 Tagen ab."
Niemand verliert nachts den Schlaf über eine unsortierte Ablage – sondern über die Mahnung, die niemand gesehen hat.
Enthalten in Pro Ai und Ultimate Ai.
Widerspruch Bauamt Pankow
Frist läuft in 6 Tagen abBescheid vom 28.07. · 3 Dokumente · Bauamt Pankow
Nächste Handlung
Widerspruch bis 16.08. einreichen – der Entwurf liegt bereit.
Beitragsrechnung IHK 07/26
wartet auf ZahlungMahnung geklärt · erledigt bis 14.08.
Sehr geehrte Damen und Herren,
die Beitragsrechnung 07/26 (Aktenzeichen 4711-B) wurde am 08.08. angewiesen. Zahlung und Mahnung haben sich überschnitten – wir bitten, den Vorgang zu schließen.
Mit freundlichen Grüßen
Kontext: Vorgang · 2 ältere Schreiben desselben Absenders
Memoris AiMemoris Ai unterstützt bei jedem Schreiben.
Auf dem Tisch liegt ein Brief, und eine Antwort muss raus. Memoris Ai kennt den Vorgang und die Vorgeschichte und schlägt den Entwurf vor – im richtigen Ton, mit den Zahlen und Aktenzeichen aus dem Bestand.
Dasselbe gilt für Notizen, Aufgaben und Antworten an Kollegen. Zu jedem eingehenden Dokument sagt Memoris Ai außerdem, was zu tun ist, bis wann, und wer dran ist. Der Mensch entscheidet, was rausgeht.
Ai-Chat und Antwortentwurf: Teil von Ultimate Ai.
Der Wächter gehört zu Pro Ai, der Ai-Chat und der Antwortentwurf zu Ultimate Ai. Alles andere auf dieser Seite ist schon in Basic Ai enthalten.
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