Ablage im Google DriveEin DMS, das in Ihrem Google Drive ablegt
Die meisten Dokumentenmanagement-Systeme behandeln Ihre Cloud als Import-Kanal: Sie ziehen die Dateien heraus und speichern sie bei sich. Memoris macht es andersherum – Ihr Google Drive ist der Speicherort, und was dort entsteht, bleibt auch ohne Memoris lesbar.
Der AufbauZwei Ordner: einer für hinein, einer für sortiert.
Beim Einrichten wählen Sie zwei Ordner in Ihrem Drive. Mehr richtet Memoris dort nicht ein – keine Datenbank im Ordner, keine Steuerdateien, nichts, was ohne Memoris unlesbar wäre.
Das Fetchpostfach – hier geht alles hinein
Handy-Scans, weitergeleitete E-Mail-Anhänge, hochgeladene Dateien – und die PDFs eines Dokumentenscanners, der direkt in diesen Drive-Ordner scannt. Memoris schaut regelmäßig hinein, liest jedes Dokument und schiebt es weiter. Der Ordner läuft dabei leer.
Die Ablage – hier liegt es sortiert
Je Kategorie ein Unterordner, und darin die Dokumente unter ihrem erkannten Titel. Wer den Ordner im Drive öffnet, sieht eine Ablage, die er auch ohne Memoris versteht – das ist der ganze Trick.
So sieht es hinterher ausSprechende Namen statt Scan_0003.pdf.
Der Dateiname ist der erkannte Titel des Dokuments, nicht die Nummer, die der Scanner vergeben hat. Das klingt nach einer Kleinigkeit und ist der Unterschied zwischen einer Ablage, in der man suchen kann, und einem Ordner voller Zahlen.
- Ein Google-Konto reicht – Workspace ist nicht nötig, schadet aber auch nicht.
- Nur der Inhaber verbindet die Ablage. Ihre Mitarbeiter brauchen kein eigenes Google-Konto.
- Angemeldet wird sich bei Memoris mit E-Mail und Passwort oder mit Google – nie Pflicht.
- Das Drive bleibt Ihres: Was dort liegt, ist mit jedem Gerät erreichbar, auch ohne Memoris.
- Memorisder Ablageordner – Sie wählen ihn beim Einrichten
- Rechnungenje Kategorie ein Unterordner
- Rechnung 2026-0841 – Stadtwerke Pankow.pdf
- Rechnung 2026-0839 – Telekom Deutschland.pdf
- Verträge
- Mietvertrag Gewerbe – Nachtrag 2.pdf
- Behörden
Beim AufhörenEs gibt nichts zu exportieren.
Wer ein übliches Dokumentenmanagement kündigt, bekommt ein Archiv – im besten Fall mit einer Datei, die die Zuordnung erklärt, im üblichen Fall mit Dateinamen aus laufenden Nummern. Danach beginnt die Arbeit.
Hier passiert nichts davon. Die Dateien liegen schon dort, wo sie hingehören: in Ihrem Drive, benannt, in Ordnern. Memoris löscht bei einer Kündigung seinen Index – den Text und die Merkmale, mit denen gesucht wird. An Ihrem Drive ändert sich nichts.
Was Memoris nicht tut
- ◆Es räumt keinen Bestand auf. Was seit Jahren in Ihrem Drive liegt, bleibt liegen, wie es liegt – Memoris ordnet, was hereinkommt. Zuführen können Sie es über das Fetchpostfach.
- ◆Es speichert nicht unveränderbar. Wer Zugriff auf das Drive hat, kann dort ändern und löschen. Für ein revisionssicheres Archiv braucht es zusätzlich eines.
Häufige FragenFragen zur Ablage im Google Drive
Werden meine Dateien zu Memoris kopiert?
+
Nein. Memoris legt jedes Dokument in Ihrem Google Drive ab, in einem Ordner, den Sie beim Einrichten selbst wählen. Gespeichert wird bei uns nur der erkannte Text und die Merkmale – Titel, Absender, Datum, Betrag, Frist, Kategorie. Die Datei selbst liegt und bleibt in Ihrem Drive.
Wie sieht der Ordner hinterher aus?
+
Unter dem gewählten Ablageordner legt Memoris je Kategorie einen Unterordner an und schiebt jedes Dokument in den passenden. Die Dateinamen sind die erkannten Titel, nicht „Scan_20260812_0003.pdf". Damit ist die Ablage auch im Drive selbst lesbar – ohne Memoris, ohne Export, mit jedem Gerät, das an Google Drive kommt.
Brauche ich Google Workspace?
+
Nein, ein normales Google-Konto genügt. Wer Workspace hat, nutzt es genauso. Für die Anmeldung bei Memoris ist ein Google-Konto ohnehin nie Pflicht – E-Mail und Passwort reichen; das Google-Konto braucht nur die Ablage.
Was passiert, wenn ich Memoris kündige?
+
Ihre Ablage bleibt vollständig, sortiert und benannt in Ihrem Drive stehen. Memoris löscht seinen Index. Es gibt nichts zu exportieren, weil nie etwas woanders lag – das ist der eigentliche Unterschied zu einem Dokumentenmanagement, das Ihre Dateien beim Anbieter speichert und Ihnen zum Abschied ein ZIP-Archiv mit Zahlen als Dateinamen schickt.
Kann Memoris auch alte Dateien aufräumen, die schon im Drive liegen?
+
Memoris ordnet, was hereinkommt: Post, E-Mails, Handy-Scans, hochgeladene Dateien. Einen Bestand, der seit Jahren im Drive liegt, verarbeitet es nicht von selbst – Sie können ihn aber über den Ablageordner zuführen. Wir sagen das lieber vorher, als Sie es nach zwei Wochen merken zu lassen.
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